De Excel a 3-way matching automático en 6 países

El Contexto

Una empresa multinacional del sector industrial con operaciones en Argentina, Chile, Uruguay, Brasil, México y Colombia manejaba sus procesos de cuentas por pagar casi enteramente en Excel.

Con más de 15,000 facturas mensuales entre todos los países, el proceso manual se había convertido en un cuello de botella crítico:

• Demoras en pagos que afectaban relaciones con proveedores
• Errores frecuentes en la conciliación
• Falta de visibilidad para la casa matriz en EE.UU.
• Equipos de AP sobrecargados en cada país

El Problema

Proceso fragmentado

Cada país tenía su propio proceso:

• Argentina: Facturas llegaban por email, se verificaban manualmente contra OCs en SAP
• Brasil: Sistema propio de NF-e, pero verificación manual de matching
• México: Proceso mixto entre CFDI y verificación en hojas de cálculo
• Chile, Uruguay, Colombia: Procesos 100% manuales en Excel

El drama del matching manual

Para cada factura, el equipo de AP debía:

1. Recibir la factura del proveedor
2. Abrir el Excel de órdenes de compra abiertas
3. Buscar la OC correspondiente (a veces referenciada incorrectamente)
4. Abrir otro Excel de recepciones
5. Verificar que la cantidad recibida coincida
6. Comparar precios línea por línea
7. Documentar discrepancias en otro Excel
8. Enviar emails para resolver diferencias
9. Actualizar múltiples archivos cuando se resolvía

Este proceso tomaba 25-40 minutos por factura y era propenso a errores.

Consecuencias

• 22% de facturas con errores detectados después del pago
• 14 días promedio de ciclo de pago (vs. términos de 30 días)
• $180K anuales en late fees y pagos duplicados
• Proveedores frustrados por demoras constantes

La Solución

Fase 1: Centralización de datos (Semanas 1-4)

Integración con ERPs existentes

Conectamos Cedalio con los sistemas de cada país:

• SAP: Integración API para OCs y recepciones (Argentina, Brasil)
• Oracle: Sincronización de datos (México)
• Sistemas locales: Importación de archivos para países menores

Captura unificada de facturas

• Email forwarding a direcciones Cedalio por país
• Conexión a portales de facturación electrónica
• Upload de facturas físicas escaneadas

Fase 2: Matching automático (Semanas 5-8)

Configuración de reglas de matching

Definimos reglas de matching adaptadas a cada país:

• Tolerancia de precio: ±2% o $100 USD, lo que sea menor
• Tolerancia de cantidad: ±5% para materias primas
• Excepciones: Servicios recurrentes sin OC previa

Workflows de excepción

• Match perfecto: Aprobación automática
• Discrepancia menor: Aprobación con flag para revisión posterior
• Discrepancia mayor: Escalamiento a compras/operaciones
• Sin OC: Workflow de aprobación especial

Fase 3: Rollout regional (Semanas 9-16)

Implementamos país por país:

1. Argentina: Piloto con mayor volumen
2. Chile y Uruguay: Segunda ola, proceso similar
3. México: Integración con CFDI
4. Brasil: Complejidad adicional por NF-e
5. Colombia: Última fase

Los Resultados

Tasa de match automático: 95%

De las 15,000 facturas mensuales:

• 14,250 (95%): Match automático sin intervención
• 600 (4%): Discrepancias menores resueltas en minutos
• 150 (1%): Requieren investigación

Reducción de errores: 70%

• Errores detectados post-pago: de 22% a 6%
• Pagos duplicados: eliminados completamente
• Discrepancias de precio: detectadas antes de pagar

Ciclo de pago: de 14 a 3 días

• Facturas procesadas el mismo día de recepción
• Aprobaciones automáticas para matches perfectos
• Visibilidad de cuellos de botella en tiempo real

Ahorro anual: $420K

• $180K: Eliminación de late fees y errores
• $95K: Captura de early pay discounts
• $145K: Productividad del equipo de AP

Equipo de AP transformado

El equipo pasó de hacer data entry a:

• Análisis de proveedores y negociación de términos
• Gestión de excepciones y casos complejos
• Optimización de flujo de caja
• Soporte estratégico a operaciones

Desafíos y Soluciones

Desafío: Diferentes formatos de OC por país

Solución: Mapeo de campos a un formato unificado. Cada país mantiene su sistema, pero Cedalio traduce a un lenguaje común.

Desafío: Proveedores que no referencian OC correctamente

Solución: Matching inteligente por proveedor + monto + fechas cuando no hay número de OC.

Desafío: Resistencia al cambio en equipos locales

Solución: Quick wins visibles (menos trabajo manual) generaron adopción entusiasta.

Desafío: Compliance fiscal diferente por país

Solución: Validaciones específicas por país (CFDI en México, NF-e en Brasil, etc.).

El Nuevo Proceso

Para el equipo de AP

1. Revisar dashboard de excepciones (15 min/día)
2. Resolver casos que requieren investigación
3. Aprobar lotes de pagos ya validados
4. Generar reportes de cierre

Para gerencia

• Dashboard consolidado de todos los países
• Visibilidad de compromisos de pago
• Alertas de facturas vencidas o por vencer
• Análisis de proveedores cross-country

Lecciones Aprendidas

1. Estandarizar no significa uniformizar

Cada país puede mantener sus procesos locales. La clave es tener una capa de inteligencia que traduzca y consolide.

2. El 95% automático libera tiempo para el 5% complejo

Antes, todo se hacía igual. Ahora el equipo puede dedicar tiempo real a los casos que lo necesitan.

3. Los proveedores también se benefician

Pagos más rápidos y predecibles mejoraron las relaciones y abrieron oportunidades de negociación.

4. Los datos consolidados habilitan decisiones estratégicas

Por primera vez, la empresa puede analizar su base de proveedores regionalmente e identificar oportunidades de consolidación.