AP Compliance en Estados Unidos
El compliance de cuentas por pagar en Estados Unidos involucra múltiples regulaciones federales y estatales. Desde la gestión de formularios W-9 hasta la emisión de 1099s y el complejo mundo del sales tax, las empresas deben navegar un entorno regulatorio exigente.
Dato clave: Las penalidades por no cumplir con los requisitos de 1099 pueden llegar a $290 por formulario, y las multas por sales tax incorrecto pueden incluir intereses y sanciones significativas.
Formulario W-9: La Base del Vendor Management
¿Qué es el W-9?
El formulario W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) es el documento que los proveedores deben completar para proporcionar su información fiscal:
- Nombre legal del contribuyente
- Tipo de entidad (individual, corporation, LLC, etc.)
- TIN (Tax Identification Number) o SSN
- Dirección
- Certificación de backup withholding
Mejores Prácticas W-9
- Recopilar antes del primer pago: No pagues sin W-9 válido
- Verificar TIN: Usa el servicio de TIN Matching del IRS
- Actualizar periódicamente: Solicita nuevos W-9 cada 3 años
- Almacenar de forma segura: Contiene información sensible
Tip: Si un proveedor no proporciona W-9, debes aplicar backup withholding del 24% sobre los pagos.
Formularios 1099: Reportes de Pagos
Tipos de 1099
- 1099-NEC: Compensación a no empleados (freelancers, contratistas)
- 1099-MISC: Pagos misceláneos (rentas, premios, pagos médicos)
- 1099-K: Pagos de tarjetas y redes de terceros
- 1099-INT: Ingresos por intereses
- 1099-DIV: Dividendos
Umbrales de Reporte 2026
- 1099-NEC: $600 o más en el año
- 1099-MISC (rentas): $600 o más
- 1099-MISC (regalías): $10 o más
- 1099-K: $600 o más (reducido del umbral anterior)
Fechas Límite
- 31 de enero: Envío de 1099 a recipients
- 31 de enero: Filing al IRS (1099-NEC)
- 28 de febrero: Filing en papel al IRS (otros 1099)
- 31 de marzo: Filing electrónico al IRS
Sales Tax: El Desafío Multi-State
Nexus: ¿Dónde Debes Pagar?
Después de South Dakota v. Wayfair (2018), los estados pueden requerir que vendedores remotos cobren sales tax basándose en "economic nexus":
- Physical nexus: Presencia física en el estado
- Economic nexus: Ventas que superan cierto umbral ($100K es común)
- Click-through nexus: Referidos de afiliados en el estado
- Marketplace nexus: Ventas a través de marketplaces
Complejidad del Sales Tax
- Más de 13,000 jurisdicciones de sales tax en USA
- Tasas varían de 0% a más del 10%
- Diferentes reglas de taxability por producto
- Exemptions varían por estado y uso
Exemption Certificates
Cuando un comprador es exento de sales tax, debe proporcionar un certificado de exención:
- Resale certificates: Para revendedores
- Exempt organization: Para non-profits
- Government: Para entidades gubernamentales
- Manufacturing: Exenciones de manufactura
Backup Withholding
El backup withholding del 24% se aplica cuando:
- El proveedor no proporciona TIN
- El TIN proporcionado es incorrecto
- El IRS notifica que debe aplicarse
- El recipient no certifica que no está sujeto
Automatización con Cedalio
Gestión de W-9
- Solicitud automática: Envío de requests a nuevos proveedores
- TIN Matching: Verificación automática con el IRS
- Alertas de vencimiento: Notificaciones para actualización
- Almacenamiento seguro: Vault encriptado para documentos
Preparación de 1099
- Tracking de pagos: Seguimiento de pagos por proveedor
- Clasificación automática: Determinación del tipo de 1099
- Generación de formularios: Creación automática de 1099s
- E-filing: Envío electrónico al IRS
Sales Tax Compliance
- Nexus monitoring: Seguimiento de umbrales por estado
- Rate determination: Tasas correctas por jurisdicción
- Exemption management: Gestión de certificados
- Return filing: Preparación de returns estatales
Validación de Facturas
- Verificación de información fiscal del vendor
- Validación de sales tax cobrado
- Detección de discrepancias
- Reportes de compliance
State-Specific Considerations
Estados sin Sales Tax
Cinco estados no tienen sales tax estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire, y Oregon (aunque Alaska permite sales tax local).
Estados con Origin vs. Destination
- Origin-based: Tax basado en ubicación del vendedor
- Destination-based: Tax basado en ubicación del comprador
Conclusión
El compliance de AP en Estados Unidos requiere atención a múltiples regulaciones federales y estatales. La automatización no solo reduce errores y ahorra tiempo, sino que protege a la empresa de penalidades significativas.
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